Asset-Management, das Ihr gesamtes Unternehmen tatsächlich nutzen kann
Wir sind keine Enterprise-Asset-Management-Suite wie ServiceNow. Wir sind weitaus besser als gar nichts – und weitaus besser als die Tabellenkalkulation, die Ihr Team derzeit still und leise pflegt. Wir kommen dem, was die großen Plattformen leisten, sehr nahe, jedoch ohne das Projekt, die Berater oder die Einarbeitungszeit.
Die meisten IT-Teams wissen ungefähr, über welche Hardware sie verfügen. Ungefähr.
Die Liste ist in einer Tabellenkalkulation gespeichert. Sie wird von einer Person gepflegt, die diese Aufgabe in der Regel neben zwei anderen Tätigkeiten erledigt. Zum Zeitpunkt der Erstellung war sie korrekt.
Niemand außerhalb der IT-Abteilung kann dies sehen
Jede Anfrage zu einem Gerät – wer es besitzt, wann die Garantie abläuft, was es kostet – wird als Ticket an den Service-Desk weitergeleitet.
Korrekturen erfolgen zu spät
Ein Gerät wurde im März in ein anderes Team verlegt. Die Tabelle erfasst dies, wenn überhaupt, erst im Dezember.
Niemand vertraut einer Zahl, die er nicht überprüfen kann
Eine Zahl, die einmal im Jahr aus einem System stammt, zu dem die Menschen keinen Zugang haben, wird angezweifelt und nicht akzeptiert.
Was dies nicht ist – damit Sie sich schnell entscheiden können:
Keine Entdeckung, keine Agenten. Wir führen keine Scans Ihres Netzwerks durch und installieren auch keine Programme auf den Endgeräten. Falls Sie Intune, Lansweeper oder SCCM einsetzen, behalten Sie diese bitte bei.
Es gibt kein unternehmensweites CMDB-Projekt. Kein Abhängigkeits-Mapping, keine Service-Modellierung, keine sechsmonatige Implementierung.
Kein Ersatz für Ihr MDM. Wir sitzen darauf.
Rückbuchung
Hören Sie auf, als Anlaufstelle für Fragen wie „Was kostet dieser Laptop?“ zu fungieren.
Die Abrechnung von Hardwarekosten an die Abteilungen ist kein beliebtes Thema. In den meisten Organisationen ist dies jedoch unvermeidlich – und erfolgt in der Regel einmal jährlich in einer Tabellenkalkulation, wobei jemand die letzten zwölf Monate aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Das Problem liegt nicht in der Berechnung. Das Problem ist vielmehr, dass nur die IT-Abteilung die Zahlen einsehen kann.
1 Legen Sie die Regeln einmal fest
Legen Sie fest, welche Kosten pro Zeitraum für einen Gerätetyp anfallen, und ordnen Sie diese dem für Sie sinnvollen Ziel zu – einer Kostenstelle, einem Standort oder einem Unternehmen. Geräte, für die niemals Kosten berechnet werden sollen, werden in eine Ausschlussliste aufgenommen.
2 Führen Sie es aus, bewahren Sie die Nachweise auf
Bei einem Abrechnungslauf werden Abrechnungsdatensätze erstellt: eine Zeile pro Gerät und Zeitraum. In jedem Datensatz werden der Preis, die Währung und der Empfänger so festgehalten, wie sie zum Zeitpunkt des Abrechnungslaufs waren.
3 Übergeben Sie die Zahlen
Kostenstellenverantwortliche, Standortverantwortliche – und, wenn Sie so wollen, auch Endnutzer – sehen, welche Kosten ihnen in Rechnung gestellt werden, noch bevor dies geschieht.
„Ich gebe diese Kontrolle weiter. Ein Manager oder Kostenstellenverantwortlicher sollte nicht erst darum bitten müssen – wir stellen sie ihm zur Verfügung. Genau darin liegt der Mehrwert.“
Michael Seidl, au2mator
Wenn Sie den Preis im nächsten Quartal erhöhen, wird auf der Rechnung des letzten Quartals weiterhin der Preis des letzten Quartals ausgewiesen. Wenn jemand achtzehn Monate später eine Abrechnung beanstandet, findet sich die Antwort in den Unterlagen und nicht im Gedächtnis einer Person.
Das Hardware-Budget für das nächste Jahr ist ab heute einsehbar
Jede Bestandsliste enthält irgendwo Angaben zu den Garantiedaten. Nur bei sehr wenigen sind diese jedoch von Nutzen. Die Bestandsübersicht öffnet sich mit einer Aufschlüsselung der Garantien: Wie viele Geräte sind nicht mehr unter die Garantie fallen, wie viele laufen innerhalb von drei Monaten ab, wie viele in drei bis sechs Monaten, wie viele sind noch abgedeckt – und wie viele weisen überhaupt kein Garantiedatum auf, was in der Regel die Zahl ist, die man sich als Erstes ansehen sollte.
Jedes Segment ist ein Ausgangspunkt
Klicken Sie auf „läuft in drei bis sechs Monaten ab“, und Sie gelangen zur gefilterten Liste genau dieser Geräte – bereit zum Exportieren, Zuweisen oder zur Planung einer Austauschwelle. In der Liste selbst wird für jedes Gerät die verbleibende Zeit in Tagen oder die seit dem Ablauf verstrichenen Tage angezeigt.
Die manuelle Pflege von Garantiedaten funktioniert, solange Sie nur wenige hundert Geräte haben. „Warranty Sync“ ruft diese Daten über den au2mator-Webdienst von Dell, HP, Apple, Fujitsu und Lenovo ab, sodass die Übersicht stets auf dem neuesten Stand bleibt, ohne dass jemand etwas eintippen muss.
Delegation und Aufgabenbereiche
Die Wartung sollte von denjenigen übernommen werden, die am besten mit der Hardware vertraut sind
Der Grund dafür, dass Asset-Daten veralten, ist fast immer derselbe: Ein einziges Team ist für alle Daten verantwortlich, und dieses Team hat noch andere Aufgaben zu erledigen. Die Verwaltung der Assets lässt sich delegieren und im Umfang festlegen, wobei Lesezugriff oder volle Bearbeitungsrechte gewährt werden können.
Im Geltungsbereich, nicht global
Ein Standortverantwortlicher kümmert sich um die Wartung der Geräte an seinem Standort. Ein Vorgesetzter sieht, über welche Geräte sein Team verfügt. Niemand sieht mehr, als er sollte, und niemand muss ein Ticket erstellen, um einen offensichtlichen Fehler zu korrigieren.
Die Nutzer sehen ihre eigenen
Endnutzer sehen ihre eigenen Geräte. Manager sehen die Geräte ihres Teams. Allein dadurch wird bereits ein überraschend großer Teil des Service-Desk-Aufkommens vermieden.
Ihr Datenmodell
Es wird mit sinnvollen Voreinstellungen ausgeliefert. Anschließend passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an.
Elf Entitätstypen decken die Struktur ab, die die meisten Organisationen benötigen – und alle können von Ihnen gepflegt werden. Wir liefern Startwerte mit, sodass das System vom ersten Tag an einsatzbereit ist.
Erstellen Sie Ihre eigenen Ansichten, wählen Sie aus, welche Spalten angezeigt werden sollen, speichern Sie diese und legen Sie eine davon als Standard für alle fest.
Selbstbedienungsportal
Wo es aufhört, eine Bestandsliste zu sein, und anfängt, nützlich zu sein
Die Vermögensverwaltung in au2mator ist kein separates Modul, das Sie aufrufen können. Sie steht Ihnen für jeden von Ihnen erstellten Dienst zur Verfügung.
Dienste, die ein Gerät anfordern
Fügen Sie jedem Antragsformular ein Feld für Geräte hinzu. Der Benutzer wählt eines seiner Geräte aus – es müssen keine Seriennummern mehr von der Unterseite eines Laptops eingegeben werden.
Dienste, die eine beliebige Entität abfragen
Nicht nur Geräte. In einem Formular können Sie nach einem Standort, einem Unternehmen, einer Kategorie – kurz gesagt, nach jeder Entität im Modell – fragen, gefiltert ganz nach Ihren Bedürfnissen.
Maßnahmen in Bezug auf Vermögenswerte
Die Nutzer öffnen ihr eigenes Gerät und führen dort direkt die entsprechenden Schritte durch: Sie fordern Software an, melden den Diebstahl oder geben an, dass das Gerät nicht mehr ihnen gehört.
Dies ist der Self-Service-Aspekt des Self-Service-Asset-Managements: Diejenigen, die die Hardware nutzen, sind es, die dafür sorgen, dass die Daten korrekt sind.
Importieren
Ihre Geräte sind bereits in Intune erfasst. Übertragen Sie sie dorthin.
Wenn Sie Microsoft Intune einsetzen, müssen Sie nichts eingeben. Importieren Sie Geräte, Modelle und Hersteller, ordnen Sie diese Ihrer Struktur zu und halten Sie sie synchron. Intune bleibt das zentrale System für die Geräteverwaltung – au2mator ergänzt dies um Informationen zu Eigentumsverhältnissen, Kosten, Befugnisübertragung und Self-Service.
Jede Änderung wird protokolliert – was geändert wurde, wer die Änderung vorgenommen hat und wann. Dies wird als Zeitleiste direkt auf dem Objekt selbst angezeigt.
API
Die Assets stehen über die au2mator-API zur Verfügung, sodass Sie sie in alle anderen von Ihnen betriebenen Systeme integrieren können.
Häufig gestellte Fragen
Was Sie wissen möchten.
Ersetzt au2mator Intune, Lansweeper oder SCCM?
Nein – und das ist auch nicht vorgesehen. Diese Tools dienen der Erkennung und Verwaltung von Geräten, und das leisten sie gut. au2mator baut auf diesen Tools auf und ergänzt sie um die Bereiche, die sie nicht abdecken: Zuständigkeit, Kostenverrechnung, delegierte Wartung und Self-Service-Zugriff für die Personen, die die Hardware tatsächlich nutzen.
Inwiefern unterscheidet sich dies von einer ITAM-Plattform für Unternehmen wie ServiceNow?
Umfang und Aufwand. Unternehmensplattformen umfassen die Abbildung von Abhängigkeiten, die Modellierung von Services sowie die gesamte CMDB-Disziplin – und erfordern ein entsprechend umfangreiches Projekt. au2mator deckt die Bereiche ab, die die meisten Unternehmen tatsächlich tagtäglich nutzen, und Sie können es ohne Berater einsetzen.
Führt es eine Überprüfung unseres Netzwerks durch oder installiert es Agenten?
Nein. Es findet keine Erfassung statt, und auf den Endgeräten wird nichts installiert. Die Daten zu den Geräten stammen aus Ihren bestehenden Quellen – einem Intune-Import, einem anderen System oder einer manuellen Eingabe.
Können Personen außerhalb der IT-Abteilung Anlagendaten pflegen?
Ja. Die Verwaltung der Anlagen kann delegiert und auf einen bestimmten Bereich beschränkt werden, wobei entweder Lesezugriff oder volle Bearbeitungsrechte gewährt werden können. Ein Standortverantwortlicher kann die Geräte an seinem Standort verwalten, ohne Einblick in die Geräte anderer zu erhalten und ohne Administratorrechte für das Portal zu erhalten.
Können wir Hardware auf Kostenstellen verrechnen?
Ja. Sie legen fest, welche Kosten pro Zeitraum für jeden Gerätetyp anfallen, und ordnen diese einer Kostenstelle, einem Standort oder einem Unternehmen zu. Bei der Abrechnung werden Abrechnungssätze pro Gerät erstellt, in denen der Preis und die Zuordnung zum Zeitpunkt der Abrechnung festgehalten werden, sodass vergangene Zeiträume weiterhin nachvollziehbar bleiben.
Können Endnutzer einsehen, wie viel ihre eigenen Geräte kosten?
Ja, wenn Sie dies wünschen. In meiner Abrechnung wird den Kostenstellenverantwortlichen, Standortverantwortlichen und – optional – den Endnutzern angezeigt, welche Kosten ihnen in Rechnung gestellt werden sollen, noch bevor die Abrechnung erfolgt. Von diesem Bildschirm aus können sie ein Gerät kennzeichnen, das nicht mehr ihnen gehört.
Woher stammen die Garantiedaten?
Sie können diese Daten selbst pflegen, importieren oder das optionale Add-on „Warranty Sync“ lizenzieren, das sie über den au2mator-Webdienst von Dell, HP, Apple, Fujitsu und Lenovo abruft.
Ist die Vermögensverwaltung in der au2mator-Lizenz enthalten?
„Asset Management“ ist eine Zusatzfunktion für das au2mator-Self-Service-Portal. „Warranty Sync“ wird erneut separat lizenziert. Aktuelle Informationen finden Sie auf der Preisseite.
Betrachten Sie dies unter Berücksichtigung Ihrer eigenen Daten
In einer Live-Sitzung führen wir Sie durch das Asset-Management – unter Berücksichtigung Ihrer Umgebung und Ihrer Fragen – und nicht anhand eines vorgefertigten Demo-Skripts.
