Hören Sie auf, als Anlaufstelle für Fragen wie „Was kostet dieser Laptop?“ zu fungieren.
Die Abrechnung von Hardwarekosten an die Abteilungen ist kein beliebtes Thema. In den meisten Organisationen ist dies jedoch unvermeidlich – und erfolgt in der Regel einmal jährlich in einer Tabellenkalkulation, wobei jemand die letzten zwölf Monate aus dem Gedächtnis rekonstruiert.
Das Problem liegt nicht in der Berechnung. Das Problem ist vielmehr, dass nur die IT-Abteilung die Zahlen einsehen kann.
1 Legen Sie die Regeln einmal fest
Legen Sie fest, welche Kosten pro Zeitraum für einen Gerätetyp anfallen, und ordnen Sie diese dem für Sie sinnvollen Ziel zu – einer Kostenstelle, einem Standort oder einem Unternehmen. Geräte, für die niemals Kosten berechnet werden sollen, werden in eine Ausschlussliste aufgenommen.
2 Führen Sie es aus, bewahren Sie die Nachweise auf
Bei einem Abrechnungslauf werden Abrechnungsdatensätze erstellt: eine Zeile pro Gerät und Zeitraum. In jedem Datensatz werden der Preis, die Währung und der Empfänger so festgehalten, wie sie zum Zeitpunkt des Abrechnungslaufs waren.
3 Übergeben Sie die Zahlen
Kostenstellenverantwortliche, Standortverantwortliche – und, wenn Sie so wollen, auch Endnutzer – sehen, welche Kosten ihnen in Rechnung gestellt werden, noch bevor dies geschieht.
„Ich gebe diese Kontrolle weiter. Ein Manager oder Kostenstellenverantwortlicher sollte nicht erst darum bitten müssen – wir stellen sie ihm zur Verfügung. Genau darin liegt der Mehrwert.“
Michael Seidl, au2mator
Wenn Sie den Preis im nächsten Quartal erhöhen, wird auf der Rechnung des letzten Quartals weiterhin der Preis des letzten Quartals ausgewiesen. Wenn jemand achtzehn Monate später eine Abrechnung beanstandet, findet sich die Antwort in den Unterlagen und nicht im Gedächtnis einer Person.
