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Hardware-Rückbuchung

Hardware-Rückbuchung ohne die jährliche Tabelle

Die meisten Unternehmen verrechnen ihre Hardwarekosten einmal jährlich. Ein Mitarbeiter der IT-Abteilung öffnet eine Tabellenkalkulation, rekonstruiert aus dem Gedächtnis und anhand von E-Mails die Gerätebewegungen der letzten zwölf Monate und übermittelt der Finanzabteilung einen Betrag, den niemand in den nachgelagerten Abteilungen überprüfen kann.
Es funktioniert insofern, als dass eine Zahl angezeigt wird. In jeder anderen Hinsicht funktioniert es nicht.
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Das Problem

Das eigentliche Problem ist nicht die Berechnung

Es ist nicht schwer, die Kosten für Geräte mit einem monatlichen Tarif zu multiplizieren. Drei andere Dinge sind jedoch schwierig:

Nur die IT-Abteilung kann die Zahlen einsehen

Jeder Kostenstellenverantwortliche, der wissen möchte, wie hoch die Hardwarekosten seines Teams sind, muss danach fragen. Jede Antwort kostet die IT Zeit.

Korrekturen erfolgen zu spät

Ein Gerät wurde im März in ein anderes Team verlegt. Die Tabelle erfasst dies, wenn überhaupt, erst im Dezember.

Niemand vertraut einer nicht überprüfbaren Zahl

Eine Zahl, die einmal im Jahr aus einem System stammt, zu dem die Menschen keinen Zugang haben, wird angezweifelt und nicht akzeptiert.

Der Zweck der Kostenverrechnung besteht nicht darin, intern Geld einzutreiben. Vielmehr soll damit den Entscheidungsträgern die Höhe der Hardwarekosten verdeutlicht werden.

So funktioniert es

Vier Schritte, einmal einrichten

1 Legen Sie fest, was die einzelnen Dinge kosten

Legen Sie einen Tarif pro Gerätetyp und Zeitraum fest – wie viel ein Standard-Laptop pro Monat kostet, eine Konfiguration mit zwei Monitoren oder ein Firmenhandy. Die meisten Unternehmen beginnen mit einer Handvoll Kategorien und verfeinern diese später.

2 Richten Sie jede Ladung auf ein Ziel

Kosten können einer Kostenstelle, einem Standort oder einem Unternehmen zugeordnet werden. au2mator ermittelt anhand Ihrer Anlagendaten, wohin die Kosten eines Geräts zuzuordnen sind – und protokolliert, aus welcher Quelle diese Information stammt.

3 Schließen Sie aus, was niemals in Rechnung gestellt werden sollte

Leihgeräte, Testhardware, Vorführgeräte – alles, was Sie einfach nicht zuweisen – wird auf eine Ausschlussliste gesetzt und bleibt von jedem Durchlauf ausgeschlossen.

4 Führen Sie die Abrechnung durch und bewahren Sie die Belege auf

Bei einem Abrechnungslauf werden Abrechnungsdatensätze erstellt: eine Zeile pro Gerät und Zeitraum, wobei Preis, Währung und Ziel zum Zeitpunkt des Laufs festgeschrieben werden.

Abrechnungsregeln, die einen monatlichen Preis pro Gerätetyp sowie das jeweilige Kostenziel festlegen, dem die Kosten zugeordnet werden

Erhöhen Sie den Tarif im nächsten Quartal, und die Zahlen des letzten Quartals bleiben unverändert. Wenn jemand achtzehn Monate später eine Abbuchung beanstandet, gibt die Aufzeichnung Auskunft – nicht die Erinnerung einer Person. Genau das macht die Rückbuchung vertretbar und nicht nur eine reine Berechnung.

Meine Rechnungsdaten

Die Nummern gehen an die Personen, denen sie gehören

Kostenstellenverantwortliche, Standortverantwortliche und – falls Sie dies wünschen – Endnutzer rufen das Portal auf und sehen, welche Kosten ihnen in Kürze in Rechnung gestellt werden. Noch bevor die Abrechnung erfolgt.

Detailseite zum Gerät für ein Smartphone mit Angaben zur Hardware, zum Abrechnungsverlauf und dem Menü „Aktionen“, das die Optionen „Als gestohlen melden“ und „Ersatz anfordern“ enthält

Sie erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Ein Laptop, der bereits vor Monaten zurückgegeben wurde. Ein Gerät, das mittlerweile einem anderen Team gehört. Eine Person, die die Abteilung gewechselt hat. Und sie können dies direkt über den Bildschirm melden, ohne ein Ticket zu eröffnen.

„Ich gebe diese Kontrolle weiter. Ein Manager oder Kostenstellenverantwortlicher sollte nicht erst darum bitten müssen – wir stellen sie ihm zur Verfügung. Genau darin liegt der Mehrwert.“
Michael Seidl, au2mator

Dies ist der Unterschied zwischen der Kostenverrechnung als rein buchhalterischem Vorgang und der Kostenverrechnung als einem Instrument, das das Unternehmen tatsächlich nutzt. Die Datenqualität verbessert sich, da die Personen, die die tatsächlichen Gegebenheiten bezüglich eines Geräts kennen, diese endlich korrigieren können.
Rückblick

Zeigen Sie zunächst die Rückseite an, falls Sie dies bevorzugen

Sie müssen niemandem eine Rechnung stellen, um davon zu profitieren. Viele Unternehmen beginnen mit dem „Showback“-Ansatz: Die Zahlen sind einsehbar, intern wird jedoch nichts tatsächlich in Rechnung gestellt. Die Abteilungen sehen, wie hoch ihre Hardwarekosten sind, und die Gespräche über Erneuerungszyklen und Geräteanforderungen ändern sich sofort.
Die Funktionsweise ist identisch. Ob der Wert in Ihr Finanzsystem übernommen wird, liegt in Ihrer Entscheidung und ist keine technische Einschränkung.
Datengrundlage

Woher stammen die Daten?

Die Rückbuchung ist nur so gut wie die ihr zugrunde liegenden Bestandsdaten – weshalb sie Teil eines Bestandsverwaltungssystems und nicht eines Abrechnungstools ist. Die Geräte stammen aus Ihrem Intune-Import oder anderen Quellen. Kostenstellen, Standorte und Unternehmen sind Teil Ihrer Anlagenstruktur. Durch die delegierte Wartung bleibt diese auf dem neuesten Stand, da die Mitarbeiter, die am nächsten an der Hardware arbeiten, die von ihnen festgestellten Probleme selbst beheben können.

Was dies nicht ist:

  • Kein Finanzsystem. au2mator führt keine Buchungen in Ihrem Hauptbuch durch. Das Programm erstellt lediglich die Zuordnung; was Sie damit tun, bleibt Ihnen überlassen.
  • Nicht das Kostenmanagement in der Cloud. Hierbei handelt es sich um Hardware. Wenn Sie nach Lösungen für die Erfassung von Cloud-Ausgaben und FinOps-Tagging suchen, ist dies nicht das richtige Tool.
  • Keine Abschreibungsrechnung. Aufwandsbuchungen stellen eine interne Zuordnung dar und sind keine Berechnung des Buchwerts.
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Häufig gestellte Fragen

Was Sie wissen möchten.

Was versteht man unter einer IT-Hardware-Kostenabrechnung?
Bei der Hardware-Kostenverrechnung werden die Kosten für Geräte – Laptops, Monitore, Telefone – der Abteilung, der Kostenstelle oder dem Standort zugeordnet, die bzw. der diese nutzt, sodass die Hardware-Ausgaben dort ausgewiesen werden, wo sie anfallen, und nicht als ein zentraler Posten im IT-Budget.
Bei einem „Chargeback“ werden die Kosten tatsächlich auf das Budget der Abteilung umgebucht. Bei einem „Showback“ werden die Kosten sichtbar gemacht, ohne sie zu übertragen. au2mator unterstützt beide Verfahren: Die Berechnung ist identisch, und ob der Betrag in Ihr Finanzsystem übernommen wird, entscheiden Sie.
Ja. Die Abrechnungen können je nach Struktur Ihres Unternehmens auf eine Kostenstelle, einen Standort oder einen Buchungskreis ausgerichtet werden.
Es gibt keine rückwirkende Wirkung. Jeder Abrechnungsdatensatz legt den Preis, die Währung und das Ziel zum Zeitpunkt des Abrechnungslaufs fest, sodass für vergangene Zeiträume die ursprünglichen Zahlen beibehalten werden und der neue Satz nur für zukünftige Abrechnungsläufe gilt.
Ja. Über meine Abrechnung können Kostenstellenverantwortliche, Standortverantwortliche und – optional – Endnutzer einsehen, welche Kosten ihnen in Rechnung gestellt werden sollen, noch bevor die Abrechnung erfolgt, und sie haben die Möglichkeit, ein Gerät zu kennzeichnen, das nicht mehr ihnen gehört.
Leihgeräte, Testgeräte und alles andere, was Sie nicht zuweisen, werden in eine Ausschlussliste aufgenommen und bei jedem Abrechnungslauf übersprungen.
Nein. au2mator erstellt die Zuordnung und die dazugehörigen Belege pro Gerät. Die Übertragung der Zahlen in Ihr ERP- oder Finanzsystem erfolgt weiterhin durch Sie.
Nein. Hierbei handelt es sich um die Rückverrechnung von Hardware-Anschaffungen. Die Zuordnung von Cloud-Ausgaben ist ein eigenständiger Bereich, für den andere Werkzeuge zum Einsatz kommen.

Betrachten Sie dies vor dem Hintergrund Ihrer eigenen Kostenstruktur

In einer Demo-Konferenz werden wir Ihnen erläutern, wie Ihre Kostenstellen zugeordnet werden, welche Ergebnisse ein Abrechnungslauf liefern würde und welche Informationen Ihren Abteilungsleitern angezeigt würden.
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„Asset Management“ ist eine Erweiterung des au2mator-Self-Service-Portals. Informationen zu Preisen und Lizenzen